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4 coisas que você precisa saber sobre estratégia Lean

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Sabe aquela tarefa que você recebe hoje com o aviso de que a entrega é “para ontem”? A aceleração do fluxo de comunicação e a facilidade na troca de informações fazem com que o mundo corporativo cobre, cada vez mais, agilidade e eficiência de organizações e colaboradores. Acompanhar essa demanda pode ser uma atribuição um tanto árdua — a menos que você tenha as ferramentas certas em mãos.

A estratégia Lean pode ser o instrumento ideal para otimizar processos de maneira sustentável e, assim, aumentar a produtividade sem gerar custos extras. Sabemos que é empolgante, mas calma! Antes de sair cortando todos os processos desnecessários em seu fluxo de trabalho, é preciso entender como ela funciona e como aplicá-la. Por isso, continue a leitura!

1. Os princípios da estratégia Lean

No início do século XX, quando reinava absoluto o modelo fordista de produção em massa, a montadora japonesa Toyota resolveu que treinaria seus funcionários para conhecer tudo o que acontecia na empresa e que produziria de acordo com a demanda, o que revolucionou para sempre o modo como organizações são geridas. É dessa série de inovações que vem a base da Lean.

Com os objetivos de reduzir o desperdício e aumentar a eficiência, essa filosofia da gestão prega que os processos serão muito mais ágeis e leves se forem utilizados apenas os recursos necessários. Ela traz, claro, uma redução de custos. No entanto, acima de resultados financeiros, a otimização visada pela estratégia busca a coesão e a colaboração na cultura da empresa.

Vale ressaltar que ela não é exclusiva de gestores e deve ser aplicada de forma colaborativa em toda a organização. Para uma empresa ser realmente Lean, todos que trabalham nela devem saber como a estratégia será executada e qual o papel de cada um para que se alcance os objetivos almejados.

Além disso, a metodologia defende que todos os colaboradores de uma mesma equipe sejam treinados para que consigam desempenhar qualquer função e, consequentemente, tenham a capacidade de resolver problemas com mais eficiência. Parece excelente, não?

2. A realização de um planejamento estratégico Lean

Planejar é uma atividade crucial para o sucesso de uma organização. Para realizar mudanças nos processos e na cultura da empresa, então, mais ainda. Assim, antes de ensinarmos como a metodologia Lean pode ser aplicada na prática, precisamos falar um pouco sobre planejamento e desdobramento de estratégia — ou hoshin kanri.

Primeiro, deve-se criar uma estratégia para a empresa a partir de um planejamento estratégico com delimitação clara e direta das ações, prazos e objetivos da organização. Em seguida, aplica-se um conceito chamado gerenciamento diário, que na prática significa monitorar o andamento de cada um dos indicadores apontados no planejamento.

O uso de quadros para acompanhamento de metas e a realização de reuniões diárias e breves no modelo hoshin kanri possibilitam o engajamento dos colaboradores para realizar as mudanças em busca de uma organização mais enxuta.

3. A forma de aplicar a estratégia

Monitorar metas e enxugar processos podem até parecer ações intuitivas, mas é fácil esquecer o foco da organização e se deixar perder em burocracias desnecessárias ou fluxos de trabalho ultrapassados.

Feito o planejamento, é hora de aplicar a metodologia. Para isso, criamos um passo a passo simplificado com algumas das ferramentas mais utilizadas para a efetivação dessa estratégia.

Diminua o desperdício e padronize processos

A metodologia Lean Seis Sigma muda o jeito como o funcionamento da organização é visto e se incorpora rapidamente à cultura empresarial para atingir a melhoria dos fluxos de trabalho e a diminuição de falhas.

Com a padronização de processos e o melhor aproveitamento de tempo, pessoal e recursos propostos pela ferramenta, em pouco tempo é possível ver resultados concretos no que se refere à produtividade e agilidade.

Use a filosofia “Just in Time”

Originada na Toyota, essa filosofia é o principal símbolo da organização enxuta, já que consiste em produzir apenas quando há a demanda do cliente. Desse modo, não há o emprego de recursos a menos que exista uma entrega a ser feita.

Para aqueles que são adeptos da filosofia “produzir primeiro, vender depois”, a adaptação para o Just in Time pode ser custosa. Se esse é seu caso, preste atenção ao próximo passo.

Empregue métodos de apoio

O Kanban é um instrumento de organização desenhado especialmente para a ótica Lean. Nele, as tarefas ficam divididas em um grande quadro de acordo com a sua situação: “por fazer”, “em execução” e “feitas”.

O número de tarefas em cada coluna é limitado, e isso serve como um incentivo à agilidade — só se pode incluir novos itens quando os antigos são terminados. Além disso, a criação de um lugar onde todos os colaboradores podem acompanhar o andamento de seu trabalho estimula a transparência entre diversos níveis hierárquicos.

Por fim, para estimular a colaboração, o Kaizen é a ferramenta ideal. Ela parte do princípio de que todos podem ter uma melhoria contínua em diversos âmbitos. Para isso, é preciso monitorar os padrões e indicadores de qualidade para apontar soluções e aperfeiçoamentos válidos — tudo de maneira rápida e rotineira.

4. O funcionamento da estratégia no setor de serviços

Essa filosofia de gestão e todas as ferramentas que derivam dela foram criadas para o setor industrial. Mas elas podem, sim, ser aplicadas a uma organização prestadora de serviços.

Você já deve ter percebido que a Lean é muito versátil, mas não esqueça que seu sucesso depende de ser executada corretamente para atingir os objetivos de cada empresa. Assim, para que seja aplicada ao setor de serviços, é essencial uma avaliação adequada e profunda da organização.

Portanto, ao saber quais os problemas existentes e os resultados visados, entre outros aspectos, é possível delinear como e onde poderão ser usadas as ferramentas da metodologia.

Apresentamos apenas alguns dos instrumentos desenvolvidos a partir da ótica Lean. O conhecimento em gestão é um dos mais enriquecedores, tanto por sua multifuncionalidade quanto para fornecer habilidades importantes para navegar em um mundo competitivo.

E então, quer aprender mais sobre como otimizar processos e inovar? Adquira o livro A Estratégia Lean e saiba como preparar uma organização para o futuro!

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